【実務で使えるビジネス英語メール】ご迷惑をおかけして申し訳ございません

ビジネス英語/英会話

こんにちはやすです。今日はビジネスなどに置いて、先方に大変な迷惑をかけてしまったケースについて実際のビジネス英語の使用例を紹介していこうと思います

「ご迷惑おかけして申し訳ございません」
「大変申し訳ございません」
「誠に申し訳ございません」

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」のポイント!

  • 基本は「apologize」を覚えておけば問題ない
  • 書き出しや結びの枕詞以上にコンテクストへのフォローが最重要
  • 結びは内容に応じて変える必要があるが「inconvenience」が汎用的

Googleで調べるといくつか気になる使用例が見つかります。たとえば、weblioさんの例は使っていることをほぼみたことないです。「terribly sorry」なんて映画や本の中でしかみたことないので使うのはやめましょう。DMM英会話さんの例はややかしこまった印象を受けます。私が米国でビジネスをやり取りする限りはこのような例もみたことはないです。本当にこちら側の非が原因でトラブルに巻き込んでしまった汎用的な言い方としてはなしではない気がしますが、もう少し「trouble」や「cause」の中身を実際のコンテクストに沿って謝罪を伝えた方がビジネス英語としては正しいかなと思います。

どちらの例も英語としてはスペシャリストの方が例として挙げてくださったのかもしれませんがビジネスのユースケースとしての視点がやや欠けているように思えます。上記の例をそのままコピーしてコンテクストへの謝罪が抜けてしまった場合はむしろ非常に失礼になるので、コンテクストへの謝罪・フォローを重要視して謝罪をしていくのが正解です

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の使用例

では、実際に「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という意に近い使用例全文について見ていきます!こちらの使用例は実際に私が10,000本以上のメールをやりとりした結果実際のネィティブが使っていた言い回しをサンプルとしてまとめたものです

Hi Mike

I apologize for the delay regarding your order. It was completely our fault. We just shipped your items this Mon. It will arrive on this Wed by 12 pm. Here is tracking number #11111-22222. You can see it on UPS website.

Sorry for the inconvenience. Let me know if you have any questions.

Best,
YAS

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という意に近いもっともオーソドックスな言い回しは「apologize 」になります。原則、これさえ覚えておけばビジネスの英語で謝罪する際にこれ以上の表現はありません。 「apologize」は自動詞なので直接目的語を取ることができず、「for 〜」を使って何に対して謝罪するのかを補うのが一般的です。大抵、遅延や遅れのことが多いので「 I apologize for the delay」とそのまま覚えておいても良いと思います。

[自動詞] apologize
=> 謝罪する, わびる, あやまる

日本語でも重要だと思いますが、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という枕詞以上に迷惑をかけてしまった相手に対して、最大限のリカバーをすることが英文のメールにおいても非常に重要です。サンプルでは、お客様の発送が遅れたことに対して、いつ発送し、いつ到着し、どうやってトラックするのかなど丁寧にフォローアップしています。

結びですがこちらは、ケースによって色々なバージョンが考えられますが、一番汎用的なのは

Sorry for the inconvenience. Let me know if you have any questions.
=> ご不便をおかけして申し訳ございません。もし質問などあれば気軽にご連絡ください。

この表現が無難かなと思います。ただし、遅れた場合や不快を与えた場合など状況に応じて結びも対応していく必要があります。

その他の結びの言葉の使用例

私が実際に米国のビジネスマンとのやり取りで実際に受け取った他の結びの使用例を見ていきます。上述したように、基本は「apologize」を使い謝罪を表し、コンテクストでフォローを丁寧にしていくのが最重要で最後に結びとなります。

遅れた時に対する謝罪の結び

返事や何かお願いされてたことが遅れてしまった時は、「Thanks for your patience」で締めるとスマートでしょう。直接的な意味は、「忍耐してくれてありがとう」という感じになりますが、「待ってくれてありがとう!」みたいな感じになります。

 Thanks for your patience! 
=> お待たせして申し訳ございません。

意図せず不快・勘違い・手違いなどが発生した時の結び

時には意図せず相手を不快にしてしまったり、手違いが発生してしまうこともあるでしょう。その時は「Thanks for your understanding」が使いやすいかなと思います

Perfect. Thank you for your understanding. I just rescheduled.
=> ご理解ありがとうございます。リスケジュールしました。

最後に

いかがでしょうか?日本語は特に相手に気を使う文化が発達しているため、謝罪を表す表現がいくつかありますが、英語に関しては「apologize」さえうまく使えれば原則問題ありません。それ以上に、コンテクストに沿ってフォローや謝罪をうまく伝えることが最重要になります。最後は、謝り倒すことはせずに、場合によっては「Thanks for your xxxx」を使うと前向きに関係性を改善できることになります。こちらで実務をしている肌感としては、日本ほど言葉の言い回しなどは気にしていないので、謝る暇があったら早く返信をし、早くフォローアップをし、行動で示して前向きに次に繋げる方が欧米流だと思います。

やすブログでは実際にビジネスのメールを10,000本以上やり取りした中でよく使われる言い回しを今後も上げていこうと思いますので、応援何卒よろしくお願いします。Twitterのフォロー(@Yasushi_1985)やYoutubeのチャネル登録などよろしくお願いします。

では次の記事でお会いしましょう!

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